Büro ve İş Yerlerinde İşlerin Planlanması ve İş Programları
•Planlamanın çeşitli tanımları yapılmıştır.Bütün bütün bu tanımlarda ortak iki nokta vardır.Bunlardan biri,planlamanın ‘’geleceğe dönük bir fonksiyon’’ olduğu, diğeri ‘’yapılacak işlerle gelecek zaman arasında uygun bir ilişki kurmak’’tır.
•Başka bir deyişle planlama;geleceği zaman dilimlerine bölmek,sonra yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vermek ve bunları uygun bir biçimde bu zaman dilimleri içerisine dağıtıp yerleştirmektir. Bu kısa açıklamadan sonra planlamayı daha ayrıntılı olarak şöyle planlayabiliriz.
•Planlama ‘’geleceği önceden ve bilimsel yöntemlerle kestirmeye çalışmak,gereksinim ve kaynakları göz önünde tutarak çalışmaları geleceğe dönük biçimde önem ve öncelik sırasına göre düzenlemek,gelecekteki zaman dilimleri içinde nelerin,nasıl,nerede ve kimler tarafından yapılacağını gösteren ve amaç,hedef,ilke,standart,direktif,sorumluluk,görev ve yetkileri saptayan bir belge ve çizelgeler takımını oluşturmaktır.Çoğu kez planlama fonksiyonu bütçeleme ile tamamlanır. Zira planlar,bütçe ile sağlanan kaynaklarla gerçekleştirilebilir.
•Yönetici,planlama aşamasında geleceği düşünür ve görmeye çalışır.Planlama ileriye bakış,ileri görüş’tür. Planlama ‘’ gereksinimlerle kaynakların dengeleştirilmesi’’dir. Bir plan içinde çalışan bir büro yöneticisi ani olaylarla karşılaşmaz.
• İleride karşısına çıkabilecek her şeyi önceden düşünerek önlemlerini almış, kaynaklarını sağlamış ve gerekli emirleri vermiş,yönetmelikleri hazırlamış olur. Böylece günlük ve ani olaylar,örgütün amacına yönelen esas çalışmalara engel olmaz. Ayrıca planlama;aniden çıkacak problemler karşısında şaşkınlık,telaş ve başarısızlığa uğrama olasılığını baştan önlemiş olur.
•Örneğin,bir hastane yöneticisi uçak düşmesi,trafik kazası,tren çarpışması,deprem,yangın gibi olaylar nedeniyle bir gece ya da gündüz hastanesine ani olarak yüzlerce yaralının gelebileceğini düşünerek her önlemi alır ,plan ya da çeşitli olasılıklara göre çeşitli planlar hazırlar,ilgililere duyurur,hatta gerekli eğitim ve denemeleri yaparsa,yaralıların bir anda hastaneye gelmeleri karşısında güçlük çekmez
•Böyle bir planı yoksa her şey birbirine karışır,sonuç almak ve başarı güçleşir. Bu örneği çeşitli kurumlardaki çeşitli büro hizmetleri için genişletmek ve geçerli saymak olanağı vardır.
•Planlama aşamasında konularla ilgili çözümler üzerinde durulur. Bunlar incelenir ve analiz edilerek çeşitli alternatif çözümler arasından en uygun ( ekonomik-verimli-kolay) olanı seçilir ve plan haline getirilir. Bu aşamada yönetici, başında bulunduğu ve yönettiği büronun amacını gerçekleştirmek için gereken nicelik ve nitelikte beşeri,maddi ve parasal hukuki kaynakları bilimsel yollarla saptar.
•Ayrıca yapılacak işler için,başlangıçtan hedefe varıncaya kadar gerekli olan süreyi tahmin eder.Hangi zamanda işlerin hangi halkalarının,aşamalarının yapılacağına ve nerelerde bulundurulacağına karar verir. Bu arada seçilecek yöntemleri de seçer ve ilgililere duyurur. Personelin yetişmeleri için tedbirler alır,hizmet içi eğitim yaptırır.
•Gereksinimlerin ve bunları karşılayacak kaynakların sağlanmasında tahmin yerine,bilimsel araştırma yöntemlerinden,istatistiklerden,uzmanlardan yararlanılması gözden uzak tutulmamalıdır.
•Burada değinmek istediğimiz bir konu bütçedir. Aslında bütçe bir tür plan gibi gözükürse de,bunun plan olduğu söylenemez. Zira bütçe planının yürütülmesine,kaynak sağlanmasına,gelir-giderin dengelenmesine hizmet eden bir belge ve rehber, aynı zamanda da bir denetim mekanizması ve aracıdır.
Merkezi ve Kurumsal Planlama Kuruluşları
•Ülkemizde 1961 yılında 91 numaralı yasa ile kurulmuş olan merkezi planlama örgütü, Başbakanlığa bağlı olan Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı (DPT) dır.17.7.1991 günlü ve 437 sayılı Kanun Hükmünde Kararname (KHK)’nın 1. maddesine göre DPT’nin kuruluş amacı; kaynakların verimli kullanılması ve planlama hizmetlerinin bir bütünlük içinde etkin,düzenli ve süratli olarak görülebilmesini sağlamaktadır.
•DPT bu amacını gerçekleştirebilmek için,her beş yılda bir BEŞ YILLIK KALKINMA PLANI ile her yıl söz konusu planların uygulama biçimini göstermek üzere YILLIK PROGRAM VE İCRA PLANI yayımlamaktadır. Bugüne kadar 7 adet Beş Yıllık Kalkınma Planı çıkmış ve uygulamaya konmuştur.Günümüzde 10. Beş Yıllık Kalkınma Planı (2014-2018) yürürlükte bulunmaktadır.
•DPT, Beş Yıllık Kalkınma Planını Şöyle Hazırlar :
•Önce 15-20 yıllık bir plan perspektifi hazırlanır. Diğer bir deyişle ülkemizin 15-20 yıl sonraki,sosyal,ekonomik,kültürel amaçları saptanır. Bunlar beş yıllık zaman dilimlerine bölünür. Son yıllara ait plan ve programlar incelenip değerlendirilir. Tüm kuruluşlardan gerekli bilgiler alınıp bir Taslak Plan hazırlanır. Çeşitli ve ilgili kuruluş ve zamanların görüşleri de alındıktan sonra plana son biçimi verilir.
•Hazırlanan Plan Başbakanlığa sunulur. Bu tarihten itibaren bir hafta içerisinde Yüksek Planlama Kurulu toplanır. Planı inceler ve kabul edilmiş bulunan ana hedeflere uygun olup olmadığını bir Raporla Bakanlar Kuruluna bildirir. Plan, Bakanlar Kurulunda incelenerek kabul edildikten sonra TBMM’ye sunulur.
•Söz konusu beş yıllık kalkına planı TBMM’den önce Bütçe ve Plan Komisyonunda görüşülüp son biçimi verildikten sonra Genel Kurulda görüşülüp kesinleştirilir. Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe girer. Bu yasal işleme göre her Beş Yıllık Kalkınma Planı bir yasa niteliği taşır.
•Yıllık programlar ise, DPT Müsteşarlığınca ilgili Beş Yıllık Kalkınma Planı esaslarına göre hazırlanıp Yüksek Planlama Kuruluna sunulur. Bu Kurul programı inceleyip bir Raporla Bakanlar Kuruluna sunar. Bakanlar Kurulunca kabul edilen Yıllık Program kesinleşmiş olur. Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girer.
•Plan ve programların kamu kuruluşları için uygulanmaları zorunludur. Özel kesim için ise,yol gösterici ve özendiricidir.
•20.12.1991 gün ve 470 sayılı KHK’ye göre Yüksek Planlama Kurulu; Başbakanın belirleyeceği en çok dört Devlet Bakanı ile Dışişleri,Maliye ve Gümrük, Tarım ve Köyişleri,Sanayi ve Ticaret, Enerji ve Tabii Kaynaklar, Bayındırlık ve İskan, Ulaştırma Bakanlarından oluşur
•Planlar önce uzun bir perspektif ( 15-20 ) yıl göz önüne alınarak hazırlanır.Ancak bu kadar uzun bir süreyi kesin ve hatasız olarak saptamak olanaksızdır.Bu nedenle bu süreler önce 5’er Yıllık Planlara, sonra bunlar da birer Yıllık Programlara indirilerek tahminlerdeki hatalar en aza indirilmeye çalışılır.
•Zaman içerisinde meydana gelen sosyal,ekonomik,politik,kültürel,mali,teknolojik krizler ya da gelişmeler ile yeniden bulunacak ya da mevcutları bitecek doğal kaynaklar ya da doğal afetler,meteorolojik koşullarda beklenilmeyen değişikliklerle karşılaşılması vb umulmadık olaylar,yapılacak uzun süreli tahminlerde hata payını arttırır.
Kurumsal Araştırma Planlama ve Koordinasyon Birimleri
•Bakanlık kuruluşlarında yer alan Araştırma, Planlama ve Koordinasyon (APK) Kurulları ile KİT’lerde APK Daire Başkanları beş yıllık kalkınma planı ve yıllık programların gerek hazırlanmasında, gerek uygulanmasında 1 inci derece görevli birimlerdir. Bu birimler kurumların bütçelerinin plan ve program esaslarına göre hazırlanması görevini de yürütürler. DPT ile yakın ilişki halindedirler.
•Tüm kamu kuruluşları her üç ayda bir olmak üzere yılda dört kez DPT’ na plan ve programların uygulanması üzere Dönem Raporu vermekle yükümlüdürler
•Planlar 10-20 yıllık (uzun süreli), 5-10 yıllık (orta süreli) ve 1-5 yıllık (kısa süreli) planlar olarak gruplandırılır.
• Planların uygulanabilmesi için, gerçekçi görüşlerle ve bilimsel araştırma yöntemleriyle elde edilen verilere uygun olarak hazırlanması gerekir. Planı uygulayacak örgüt mensuplarının da bu konuda aydınlatılmış ve önceden fikirlerinin alınmış olması, planın uygulanma şansını yükseltir.
•
Planlar yatay olarak Zaman Dilimlerine, dikey olarak ise Hizmet Sektörlerine bölünürler. Genellikle zaman dilimleri yıllardır. Hizmet sektörleri ise, eğitim, sağlık, ulaştırma, madenler, tarım ve orman, sanayi, enerji, inşaat ve benzeri konuları kapsar. Buna göre beş yıllık bir planın yıllara ve sektörlere bölünüşü tabloda gösterilmiştir.
•Yeni plan ve programlar hazırlanırken daima bir önceki plan ve programın hangi sektörlerde ne derece gerçekleştiği (amacına ulaştığı) hazırlanacak eğriler aracılığıyla değerlendirilirler. Bazı sektörlerde amaca ulaşılamadığı, bazılarında amacın gerçekleştiği, bazı sektörlerde amacın aşıldığı görülür. Bu hususta yapılacak değerlendirme ile yeni plan ve programlar, saptanan önem ve öncelik sırasına göre düzenlenir.
•Planlar esas itibariyle kesin olmalı, fakat zorunlu hallerde gerekecek değişikliği yapabilecek esnekliğe de sahip bulunmalı ve gerektiğinde değişiklikten kaçınılmamalıdır
Plan-Program İlişkisi ve İş Programları
•İş Programlarını şöyle açıklamak mümkündür. Bir yıl içinde yapılması planlanan çeşitli işler ve bunların aylara bölündüğü düşünülürse İş Programı:
•İşlerin aylık, haftalık zaman dilimleri içerisinde gerçekleştirilecek kısımlarını, (hangi zamanlarda nelerin yapılacağını)
•İş kollarını ve yapılacak işlerin türünü ve iş birimi olarak miktarını,
•Saptanan işlerin hangi bürolarda, nasıl ve kimler tarafından yapılacağını, (gerekli görülürse kişilere kadar inilebilir)
•Birbirleriyle işbirliği veya koordinasyon yapacak büroların isimlerini, koordinatör büronun adını gösteren belgedir. Bu belgeye gerekli direktifler, standartlar, koşullar ve ilgili diğer çizelgeler eklenebilir. Böylece bürolar için bir “İş programı” hazırlanmış olur. Bu tanımı açıklamak ve fikir vermek üzere iki konuda iki iş programı örnek olarak verilmiştir.
ÜRETİM VE SATIŞ PROGRAMI
•Üretim yapan bir örgütün ilgili bürosu ürettiği maddelerden birisi için; siparişlerin ve buna göre ham madde gereksiniminin saptanması, bunların tedariki, üretim servislerine teslimi ve üretimin yapılması, kalite kontrolü, üretilen malların sipariş verenlere gönderilmesi, paraların tahsili, reklam yapılması, vb. konuları kapsayan bir “Üretim ve Satış İş Programı” oluşturulabilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder